Persondatapolitik

For Mika Cooperation ApS . Herunder Min Bogholder ApS og Mika Controlling ApS.

Indledning; Velkommen til Mika Controlling. Vi sætter pris på, at I har valgt vores tjenester, og vi forstår vigtigheden af at beskytte jeres personlige oplysninger. Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger og beskytter jeres personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Vi anvender kundens data til følgende formål: De personoplysninger, som kunden giver os, anvendes til at udføre de aftalte opgaver. Dette inkluderer også oplysninger fra kundens skattemappe, såfremt kunden giver os adgang til den. Disse oplysninger omfatter kundens økonomiske, skattemæssige og forretningsmæssige forhold.

Vi behandler kun nødvendige persondata: Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige for at løse de aftalte opgaver. Dette omfatter primært data fra Personbogen, Tinglysningsbogen, Erhvervsstyrelsen, CVR-registret, SKAT og Ejerregistret (dette inkluderer firmaets reelle ejers personoplysninger). Derudover fastlægger lovgivningen, hvilke typer data der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift, herunder bogføringsloven og hvidvaskloven (se yderligere detaljer i sidste afsnit).

Vi sletter persondata, når de ikke længere er nødvendige: Vi sørger for at slette persondata, når de ikke længere er relevante i forhold til det formål, som oprindeligt førte til deres indsamling. Normalt sker dette efter afslutningen af kundeforholdet. Dog opbevarer vi kundedata, der anvendes til regnskabsmateriale, i mindst 5, år i overensstemmelse med kravene i bogføringsloven og hvidvaskloven.

Videregivelse og overladelse af persondata: Vi deler og overfører persondata til samarbejdspartnere og andre relevante parter, når det er nødvendigt for at opfylde de aftaler, vi har indgået med vores kunder. Der er tilfælde, hvor vi benytter os af databehandlere, såsom softwareudbydere, webhosting-tjenester, backup-løsninger, sikkerhedsudbydere og lagringsudbydere. Når vi anvender sådanne databehandlere, sker det med specifikke formål, og det er vores ansvar at sikre, at kundens oplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning og vores persondatapolitik. Vi videregiver ikke persondata til formål, der ikke er omfattet af den oprindelige aftale, såsom videregivelse til andre til brug for deres markedsføring, medmindre det er aftalt med kunden ved indsamlingen eller efter at have indhentet samtykke fra kunden, efter at have informeret om formålet med kundens data. Kunden har altid mulighed for at anmode os om at stoppe videregivelsen af personoplysninger, uanset tidligere aftaler eller samtykker. Vi indhenter dog ikke kundens samtykke, hvis vi er juridisk forpligtet til at videregive persondata, såsom i tilfælde af lovpligtige rapporteringer til myndigheder.

Kunden har ret til at få adgang til sin persondata: Kunden har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dem, deres oprindelse og formål. Kunden kan også anmode om oplysninger om, hvor længe vi opbevarer deres persondata og hvem der modtager disse oplysninger. Det skal dog bemærkes, at adgangen til data kan være begrænset af hensyn til andre personers privatliv, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Kunden kan udøve disse rettigheder ved at kontakte os direkte.

Kunden har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet: Hvis kunden finder, at de persondata, vi behandler om dem, er unøjagtige eller forkerte, er de velkomne til at kontakte os for at få dem rettet. I visse tilfælde kan vi være forpligtede til at slette persondata, særligt hvis kunden trækker deres samtykke tilbage. Hvis kunden mener, at data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som de blev indsamlet til, kan de anmode om, at vi sletter dem. Kunden har også mulighed for at kontakte os, hvis de mener, at deres persondata behandles i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Kunden har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af persondata: Kunden har ret til at protestere mod vores behandling af deres persondata. Kunden kan også protestere mod vores deling af data til markedsføringsformål. Hvis kundens protest er berettiget, vil vi stoppe behandlingen og slette kundens data, medmindre vi er lovmæssigt forpligtede til at bevare dem.

Hvis en kunde ønsker at udnytte deres ret til dataportabilitet, vil de modtage deres persondata fra os i et almindeligt anvendt format. Kunden har ret til at modtage de persondata, de har givet os, samt de oplysninger, vi har indsamlet om dem fra andre parter på baggrund af deres samtykke.

Generelt om kundens brug af deres rettigheder: Hvis en kunde ønsker at få adgang til deres data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, vil vi undersøge mulighederne og give kunden svar på henvendelsen så hurtigt som muligt og senest inden for en måned efter modtagelsen af henvendelsen.

Ret til at klage til Datatilsynet: Kunden har ret til at klage til Datatilsynet, hvis kunden mener, at Mika Controllings behandling af personoplysninger ikke lever op til lovgivningens krav.

Indsamling af oplysninger i overensstemmelse med hvidvaskloven: Vi er forpligtede til at indsamle oplysninger i henhold til bestemmelserne i hvidvaskloven, hvilket indebærer følgende:

Ved etablering af kundeforholdet indhenter vi identitets- og kontroloplysninger samt en kopi af de foreviste legitimationsdokumenter.
Vi dokumenterer og registrerer transaktioner, der udføres som led i en forretningsforbindelse eller en enkeltstående transaktion.
I tilfælde af mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering indhenter vi dokumenter og registreringer relateret til udførte undersøgelser.
Vi informerer kunden om, at de indsamlede oplysninger kun vil blive anvendt til at opfylde revisors forpligtelser i henhold til hvidvaskloven og ikke til markedsføringsformål.
Kunden informeres om, at oplysningerne kan videregives til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK) i tilfælde af mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering.
Kunden informeres om deres ret til indsigt i de registrerede oplysninger.
Kunden informeres om, at oplysningerne opbevares i 5 år og normalt slettes 5 år efter foretningsforbindelsens ophør.
Kunden informeres om deres ret til at få korrekt registrerede fejlagtige oplysninger rettet samt få informationer slettet i overenstemmelse med GDPR lovgivningen, dog kan undtagelser forekomme hvis forespørgelsen er i direkte strid med bogføringsloven eller hvidvaskloven.